|
پایش و اندازه گیری فرآیندهای سازمان
در طول زمان همواره یکی از دغدغه خاطر مدیران اندازه گیری کمی فرآیند های سازمان بوده ، دلیل این امر عدم وجود ابزاری جهت مدیریت و تصمیم گیری برمبنای داده های کمی است (اگر اندازه گیری نباشد امکان کنترل و بهبود نیست ) .
استاندارد ISO 9001 در سال 1994 بعنوان یک سیستم مدیریت کیفیت مد نظر قرار گرفت ولی باتوجه به حجم مستندات و بوروکراسی ایجاد شده حتی با پیش بینی های ممیزی داخلی خروجی آن رضایت خاطر مدیران راجلب نکرد تا اینکه استاندارد ایزو ISO 9001:2000 جایگزین ویرایش قبلی شد تا با معرفی رویکرد فرآیندی بعنوان یکی از اصول 8 گانه مدیریت کیفیت (و TQM) امکان تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده و استفاده آنها در پایش و اندازه گیری فرآیندها تا حدودی ضعف ویرایش قبلی استاندارد (ایزو 9001 ) را برطرف نمود .
رویکرد فرآیندی
تعریف فرآیند : فعالیتی که طی استفاده از منابع و مدیریت آن ، تبدیل ورودی ها به خروجی ها را میسر می سازد
بطور کلی خروجی یک فرآیند مستقیمآ ورودی فرآیند بعدی را تشکیل می دهد . بکارگیری سیستمی از فرآیندها و مدیریت آن رویکرد فرآیندی بوده اند (اصل چهارم مدیریت کیفیت )
دیدگاه سیستمی به مدیریت ( اصل پنجم ) : در این اصل تعامل فرآیندها در غالب یک سیستم بیان میشود به شکلهای زیر توجه کنید :
شکل 1 دیدگاه سنتی در ویرایش اول استاندارد است , همانطور که ملاحظه می کنید ساختار استاندارد به صورت جزیره ای است در این ساختار به دلیل عدم ارتباط بین بخشهای مختلف , کل سیستم بصورت واگرا عمل می کرد و درنهایت امکان پایش و اندازه گیری مناسب از مدیریت ارشد سلب می نمود .
شکل 2 همانطور که مشخص است تنش فرآیندها بسیار پر رنگ تر شده و به صورت افقی واحدها ی مختلف سازمان را پوشش می دهد , در نتیجه اگر تعامل بین فرآیندها به درستی تعریف شود امکان وجود شکاف در ارتباطات بین واحدهای مختلف به حداقل می رسد .
تشریح روش کمی :
مطابق جدول الف به هر یک از سوالات یک امتیاز ( Si ) بدهید و به هر سوال ( فعالیت ) با توجه به اهمیت آن یک وزن ( Wi ) بدهید ( مطابق جدول ب ) و در پایان با توجه به فرمولهای ارائه شده امتیاز هر فرآیند و نهایتا امتیاز کل اثربخشی سیستم کیفیت را می توان محاسبه نمود . بر اساس نتایج بدست آمده بایستی فرآیندهای را که امتیاز آنها از حد مورد نظرکمتر میباشد را بایستی با استفاده از روشهای متناسب با نوع فرآیند بهبود بخشیده و اثربخشی اقدامات انجام شده را در دوره های بعدی ممیزی که بر اساس امتیاز کسب نموده مشخص می شود چک نمود , لذا این روش کمی میتواند در شناسائی فرآیندهای ضعیف و اثر بخشی کل سیستم کمک نماید و معیاری برای تعیین الویت بندی مدیریت ارشد سازمان باشد .
امتیاز هر فرآیند ( PS ) از فرمول زیر محاسبه میگردد :
امتیاز کلی فرآیندها بصورت بالا محاسبه میگردد :
در فرمول مذکور :
PSi : امتیاز هر یک از فرآیندها میباشد
K j : درجه اهمیت هر فرآیند میباشد که از جدول ب استخراج میگردد .
جدول الف |
امتیاز
Si |
شرح |
0 |
عدم اجرای الزامات یا عدم تطابق اجرا
( عدم تطابق عمده ) |
1 |
اجرای ناقص الزامات یا تطابق نسبی اجرا
( عدم تطابق جزئی ) |
2 |
اجرای کامل الزامات یا تطابق کامل اجرا
|
جدول ب |
درجه اهمیت هر فعالیت ( Wi ) |
کم --------------------------------------------------- زیاد |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
جدول ج |
رتبه |
امتیاز فرآیند |
وضعیت اثربخشی |
دوره ممیزی |
C |
70 - 0 |
غیر اثربخش |
2 ماهه |
B |
90 - 70 |
تقریبا اثربخش |
4 ماهه |
A |
100 - 90 |
کاملا اثربخش |
6 ماهه |
تهیه کنندگان : حسن بهارلو و افشین احمدی از ناحیه مهندسی صنایع
منبع :
- INDUSTRIAL ENGEERING JURNAL : 2003
|
:جستجو